Für die Dokumentenverwaltung wurde ein Drag&Drop Add-In entwickelt. Dieses ist zu finden unter F:\Produkte\faveo ERP (NAV AllIn)\RELEASE Wichtig: Für die Nutzung der DLL muss Microsoft Outlook installiert sein! 

Als Voraussetzung für die Nutzung der Dokumentenverwaltung muss das Modul PDF AddIn installiert und eingerichtet sein.

Die allgemeine Einrichtung ist im Menü zu finden unter Abteilungen -> FAVEO -> Verwaltung -> Allgemeine Einrichtung im Register Dokumentenverwaltung.

Diese Tabelle legt die Vorgabe der Reihenfolge für Standarddokumente fest. Es gibt die vier Optionen "Standarddokument Oben", "Standarddokument Unten", "Beleg" und "Anhang". Die Reihenfolge der vier Optionen kann über die Schaltflächen "Hoch" und "Runter" verändert werden.

Die festgelegte Vorgabe kann für einzelne Belegarten über die Seite "Standarddokumente" übersteuert werden.

Wenn es Dokumente geben soll, die beim Drucken von Belegen immer mitgedruckt werden, so können diese als Standarddokumente hinterlegt werden. Damit können z. B. AGBs bei Rechnungen standardmäßig angehängt werden.

Um ein neues Standarddokument zu hinterlegen, ist die Seite "Standarddokumente" unter dem Pfad Abteilungen -> FAVEO -> Dokumentenverwaltung zu öffnen. Hier sind zunächst die Belegart sowie der Sprachcode auszuwählen. Anschließend kann ein Dokument mit der Funktion "Neu" hinzugefügt werden, oder alternativ per Drag&Drop auf die Infoboxen am rechten Seitenrand.

Es werden die Bereiche "Standarddokumente oben" und "Standarddokumente unten" unterschieden. Dies ermöglich eine flexible Steuerung, welche Dokumente in welcher Reihenfolge gedruckt werden sollen. Pro Belegart kann definiert werden, in welcher Reihenfolge die Standarddokumente, der Beleg selbst sowie Anhänge, welche aus den Zeilendokumenten generiert werden, gedruckt werden sollen. Die globale Reihenfolge für alle Belege kann als Voreinstellung über die Seite "Reihenfolge Standarddokumente" festgelegt werden.

Dokumente für Artikel hinzufügen
Es gibt die Möglichkeit, auf der Artikelkarte über die Infobox "Dokumente" beliebige Dateien mit einen Artikel zu verknüpfen. Um ein neues Dokument hinzuzufügen, kann in der Infobox die Aktion "Neu" gewählt werden. Es öffnen sich ein Dialog zur Auswahl des Dateipfades. Die Beschreibung wird als Vorgabewert vom Dateinamen übernommen, kann jedoch bei Bedarf überschrieben werden.

Für das Kategorisieren von Dokumenten können verschiedene Drucktypen angelegt und den Dokumenten zugeordnet werden. Beim späteren Ausdrucken der Dokumente kann optional auf einzelne Drucktypen gefiltert werden.

Als Option kann gewählt werden, ob die ausgewählte Datei verlinkt oder in die Datenbank hochgeladen werden soll. Im ersten Fall bleibt das Dokument an seinem existierenden Speicherort, so dass sichergestellt werden muss, dass alle relevanten Anwender Zugriff auf den Speicherort besitzen. Im zweiten Fall wird das Dokument als Kopie in der Datenbank abgelegt und kann anschließend von jedem Anwender verwendet werden. Hierbei ist der erhöhte Speicherplatzbedarf auf dem Datenbankserver zu berücksichtigen.

Beim Hinzufügen kann der Sprachcode ausgewählt werden, für welchen die Datei relevant ist. Diese Einstellung ist unter anderem dafür verantwortlich, ob ein Dokument in einen Beleg vererbt wird oder nicht. Das System sucht bei Geschäftspartner-bezogenen Belegen nach dem beim Geschäftspartner hinterlegten Sprachcode. Ist kein Dokument mit dem Sprachcode des Geschäftspartners vorhanden, wird nach Dokumenten mit dem Sprachcode "leer" gesucht.

Als zusätzliche Option kann noch ein Druckreihenfolgencode angegeben werden. Mit diesem lässt sich die Reihenfolge von Dokumenten zu Artikeln in einem Beleg detailliert steuern. Haben Dokumente die gleiche Reihenfolgegruppe, so wird nach der Zeilennummer im Beleg gedruckt. Ist einem Dokument keine Reihenfolgegruppe zugeordnet, wird das Dokument zum Schluss der Artikel-bezogenen Dokumente gedruckt. Es gibt zudem die Möglichkeit, Drucktypen Vorgabewerte für die Druckreihenfolge mitzugeben. Bei Auswahl eines Drucktyps wird der Vorgabewert für das aktuelle Dokument übernommen.

Dokumente können auch mittels Drag&Drop Artikeln hinzugefügt werden. Dafür muss das Dokument mit gedrückter Maustaste auf das Dokumenten-Symbol in der Infobox gezogen werden. Das Dokument wird automatisch mit der Option "Importieren" dem Artikel hinzugefügt. Ein Verlinken von Dokumenten ist mit Hilfe von Drag&Drop nicht möglich, da der Pfad nicht mit übergeben werden kann. Nach dem Hinzufügen des Dokuments öffnet sich das Bearbeiten-Fenster, um weitere Optionen definieren zu können.

Dokumente verwalten
Ist ein Dokument einem Artikel hinzugefügt worden, lassen sich verschiedene Optionen über die Infobox "Dokumente" für einzelne Dokumente aufrufen. So lässt sich das Dokument öffnen, dabei wird das Standard-Anzeigeprogramm vom aktuellen Betriebssystem verwendet. Mit der Schaltfläche "Bearbeiten" lassen sich die Metadaten des Dokuments anpassen, wie z. B. die Beschreibung, der Drucktyp und der Sprachcode. Über die Schaltfläche "Löschen" lassen sich hinzugefügte Dokumente wieder entfernen.

Damit die Dokumente auch in Belegen angezeigt werden, müssen die Druckdetails für die jeweiligen Dokumente eingerichtet werden. Im Feld "Verwendung" wird zunächst die Belegart ausgewählt. Anschließend kann die Anzahl der Exemplare hinterlegt werden. Über die Druckart kann gesteuert werden, ob sich die Anzahl auf die jeweilige Belegmenge des Artikels, auf die umgerechnete Artikel-Basismenge, oder auf den gesamten Beleg bezieht. Soll der Artikel in verschiedenen Belegen angezeigt werden, so kann dies über verschiedene Zeilen innerhalb der Druckdetails eingerichtet werden.

Die Schaltfläche "Details" in der Infobox "Dokumente" bietet einen Gesamtüberblick über wichtige Eigenschaften der hinzugefügten Dokumente. In dem Feld "Belegauswahl" wird die Anzahl der eingerichteten Belege für das Dokument angezeigt. Ein Klick auf die Zahl öffnet direkt das Fenster "Druckdetails".
Dokumente in Belegen verwalten
Dokumente können automatisch in Belege übernommen werden. Dies können zum einen Standarddokumente sein, die abhängig von der jeweiligen Belegart hinzugefügt werden. Zum anderen werden Artikel-bezogene Dokumente in Belege hinzugefügt, wenn diese entsprechende Druckdetails und einen passenden Sprachcode besitzen.

Die Dokumente können im Beleg über die Schaltfläche "Dokumente" im Menüband aufgerufen werden. Der Beleg selbst (z. B. die Auftragsbestätigung oder die Bestellung) wird ebenfalls als Dokument angezeigt. Die Reihenfolge der Dokumente kann für den einzelnen Beleg über die Schaltflächen "Hoch" und "Runter" angepasst werden. Neue Dokumente können über die Schaltfläche "Neu" oder mittels Drag&Drop auf das Dokumenten-Symbol in der Infobox hinzugefügt werden.

Zudem stehen Funktionen zum Bearbeiten, Öffnen und Löschen der Dokumente bereit. Beim Öffnen des Belegs wird die Funktion "Briefpapier Vorschau" aus dem PDF AddIn verwendet, damit der Beleg direkt mit dem hinterlegten Briefpapier angezeigt wird.

Dokumente drucken und versenden
Die in dem Beleg hinterlegten Dokumente können einzeln oder zusammen ausgedruckt oder versendet werden. Über die Schaltfläche "Dokumente drucken" kann ausgewählt werden, ob alle Dokumente oder nur Dokumente mit einem bestimmten Drucktyp gedruckt werden sollen. In dem Fenster Dokumente gibt es zudem die Möglichkeit, ein einzelnes Dokument zu drucken.
Hinweis: Abhängig vom Feld "Auf dem Server drucken" in der "Allgemeinen Einrichtung" wird entweder der Standarddrucker des Benutzers oder des Servers verwendet.
Sollen alle Dokumente in einer E-Mail versendet werden, so können dafür die Funktionen "Per E-Mail senden" und "An E-Mail anhängen" verwendet werden. Diese funktionieren ähnlich zu den Funktionen aus dem PDF AddIn, verwenden jedoch nicht nur den einzelnen Beleg, sondern alle hinterlegten Dokumente. Die E-Mail-Adressen werden aus dem Inforegister "E-Mail senden an" im jeweiligen Beleg gesteuert.

Druck protokollieren
Es gibt die Möglichkeit, das Drucken der Gesamtbelegdokumentation zu protokollieren. Dafür muss in der "Allgemeinen Einrichtung" im Feld "Druckhistorie" entweder der Eintrag "Dokumente importieren" oder "Dokumente verlinken" ausgewählt sein. Dadurch kann beim Drucken der Dokumente der Haken im Feld "Druck protokollieren" gesetzt werden. Ist dies der Fall, wird ein Eintrag in der Druckhistorie erstellt und das Dokument - je nach Einstellung - in der Datenbank oder auf dem Netzlaufwerk abgelegt.
Die Druckhistorie kann über Abteilungen -> FAVEO -> Dokumentenverwaltung -> Druckhistorie - Dateianhänge aufgerufen werden. Zu jedem protokollierten Druck wird auch der Druckzeitpunkt abgespeichert. Es gibt die Möglichkeit, über die Schaltfläche "Dokument nachdrucken" im Menüband das Dokument erneut auszudrucken.

Aktivitäten
Neben der Möglichkeit, Dokumente Artikeln und Belegen hinzuzufügen, gibt es eine ähnliche Funktionalität auch auf Ebene der Geschäftspartner für das Verwalten von Aktivitäten und Aktivitäten-bezogenen Dokumenten.
Es gibt auf der Kontakt-, Debitoren- und Kreditorenkarte und in Belegen jeweils die Infobox "Aktivitäten". Dokumente, die für einen Geschäftspartner abgespeichert werden sollen, können mittels Drag&Drop auf das Dokumenten-Symbol in der Infobox hinzugefügt werden. Dabei wird automatisch ein Aktivitätenprotokollposten mit der eingerichteten Vorlagenart erstellt. Je nach Einrichtung wird auch für das Senden und Anhängen von Dokumenten als Aktivitätenprotokollposten gespeichert. Dabei wird der Anhang mit im Aktivitätenprotokollposten abgespeichert.
Zusätzlich ist es möglich, manuell eine Aktivität zu erstellen. Dabei wird der Standard-Assistent zum Erstellen von Aktivitäten geöffnet. Auch manuelle Aktivitäten werden in der Infobox "Aktivitäten" angezeigt.
Aktivitäten, welche bei einem Debitoren oder Kreditoren hinzugefügt wurden, werden ebenfalls bei einem verknüpften Kontakt angezeigt. Aktivitäten, die bei einem Beleg hinzugefügt wurden, werden ebenfalls beim Geschäftspartner und beim verknüpften Kontakt angezeigt.