Im Standard können Bestellungen und Rechnungen per Intercompany ausgetauscht werden. Dabei müssen aber viele Schritte durchlaufen werden, und die IC-Rechnung hat keinen direkten Bezug zur Bestellung.
Die Erweiterte Intercompany-Funktionalität vervollständigt diese Funktionalität, in dem Belege automatisiert übertragen werden können. Zudem werden auch Lieferungen berücksichtigt und haben zusammen mit der Rechnung immer den Bezug zur ursprünglichen Bestellung.
Installation und Einrichtung
Das Feature setzt voraus, dass die Standard-Einrichtungen für Intercompany (Einrichtungen in den Firmendaten, Erstellung von IC-Partnercodes und Zuweisung zu Debitoren/Kreditoren) vorhanden sind.
- Ein/Ausschalter
- Erweitertes Intercompany Einrichtung
Für die automatische Verarbeitung von IC-Eingangstransaktionen wird eine funktionsfähige Aufgabenwarteschlange benötigt.
Anschließend muss ein Aufgabenwarteschlangenposten für die Codeunit 5374118 erstellt werden. Der Status muss auf "Bereit" gestellt werden.
Vorgehen
Übersicht
Die Intercompany-Abwicklung im Standard von NAV ist recht umständlich und wenig komfortabel. Die Belege müssen immer in IC-Eingangs- und Ausgangstransaktionen bestätigt werden, Lieferungen werden gar nicht berücksichtigt. Rechnungen werden zwar übertragen, haben aber keinen Bezug zur ursprünglichen Bestellung. Das nachfolgende Schaubild veranschaulicht die einzelnen Schritte, die im Standard bei einer Intercompany-Abwicklung notwendig sind (hier am Beispiel der Direktlieferung, welche bei Intercompany häufig genutzt wird):
Anlage des Auftrags und der dazugehörigen Bestellung
Ein Auftrag wird in NAV angelegt und die Positionen für Direktlieferung gekennzeichnet.
Über den Bestellvorschlag (Funktion Direktlieferung -> Aufträge holen) können diese Positionen gezogen und in Bestellungen überführt werden. In diesem Fall ist als Standard-Lieferant der Intercompany-Partner hinterlegt.
Übertragung der Bestellung per Intercompany
Anschließend wird die Bestellung geprüft und vervollständigt. Ist alles soweit in Ordnung, wird über das Menüband im Reiter Aktionen die Funktion "IC-Bestellung senden" ausgeführt.
Dadurch wird die Bestellung freigegeben und der Beleg an die IC-Ausgangstransaktionen übergeben. Da hier eingestellt wurde, dass die Transaktionen automatisch abgewickelt werden sollen, wird die Meldung akzeptiert und landet in den IC-Eingangstransaktionen des Intercompany-Partners.
Aufgrund der Tatsache, dass der Prozess keine direkten Zugriffsmöglichkeiten auf den anderen Mandanten hat, erfolgt hier das automatische Akzeptieren der IC-Eingangstransaktionen über die Aufgabenwarteschlange. Diese prüft in regelmäßigen Abständen die Inbox und gibt diese automatisch frei. Dadurch wird ein neuer Auftrag im Intercompany-Mandanten angelegt. Je nach Einrichtung ist dieser auch direkt freigegeben.
Bearbeitung des IC-Auftrags und Buchen/Übertragung der Lieferung
Im Intercompany-Mandanten kann nun die normale Auftragsabwicklung stattfinden. Gegebenenfalls sind hier auch Logistikprozesse wie Warenausgang und Kommissionierung durchzuführen.
Mit dem Buchen der Lieferung wird automatisch ein neuer IC-Beleg erzeugt und über den oben genannten Automatismus an den Quellmandanten übertragen.
Die Aufgabenwarteschlange verarbeitet die Eingangsnachricht automatisch. Dadurch wird die Lieferung der Bestellung gebucht, und aufgrund der Direktlieferungs-Verknüpfung wird auch die dazugehörige Auftragslieferung gebucht.