Um die Urlaubsverwaltung nutzen zu können, müssen die Workflow-Erweiterungen in der faveo Verwaltung Ein-/Ausschalter zuerst aktiviert werden:

Die Urlaubsverwaltung befindet sich in der Abteilung faveo unter dem Punkt Personal.

Urlaubsverwaltung Einrichtung

Die Einrichtung stellt eine zentrale Komponente dar, um die Urlaubsverwaltung konfigurieren zu können.
Im Register Allgemein lässt sich die Nummernserie für die Urlaubsanträge hinterlegen. In dem Feld Abteilung kann eine globale Dimension gewählt werden. Durch die Zuordnung der Mitarbeiter zur Einkäufer/Verkäufer-Tabelle lassen sich darüber Mitarbeiter in Abteilungen zusammenfassen, z. B. über die Kostenstelle.
Unter dem Reiter Gründe lassen sich Abwesenheitsgründe definieren. Wichtig ist die jeweilige Zuordnung, ob der Abwesenheitsgrund auf das Urlaubskonto angerechnet werden soll oder nicht.

Urlaubskonto

Über das Urlaubskonto werden für jeden Mitarbeiter die ihm zustehenden Urlaubstage gepflegt. Mit Hilfe des Startdatums können für verschiedene Jahre unterschiedliche Urlaubstage eingestellt werden.
 

Benutzer Einrichtung

Auf der Seite Benutzer Einrichtung lässt sich ein Basiskalender für einen Benutzer hinterlegen, falls für diesen Benutzer ein von den Firmendaten abweichender Kalender verwendet werden soll.
So können z. B. Feiertage für verschiedene Bundesländer berücksichtigt werden.

Workflow

Für die Abbildung des Genehmigungsprozesses ist ein Workflow einzurichten. Im Folgenden ist ein Workflow beispielhaft beschrieben.

Der Aufbau orientiert sich an der Vorlage für die Beleggenehmigung.
In der ersten Ebene wird das Ereignis "Eine Genehmigung für einen Urlaubsantrag wird angefordert" abgeprüft. Folgende Antworten werden dadurch ausgelöst:

1. Erstellen Sie eine Genehmigungsanforderung für den Datensatz mithilfe des Typ des Genehmigers [variable je nach Auswahl]
2. Senden Sie eine Genehmigungsanforderung für den Datensatz, und erstellen Sie eine Benachrichtigung, Option "Link zur Seite" auf die Seite 5376254 einstellen.
3. Setzen Sie den Status des Urlaubsantrags auf %1, Option "Neuer Status" auf Ausstehend.
4. Zeigen Sie die Nachricht "[Parameter]" an, Option "Meldung" auf Die Genehmigungsanforderung wurde versendet.

In der zweiten eingerückten Ebene wird das Ereignis "Eine Genehmigungsanforderung wurde genehmigt." abgefragt, und als Antwort "Setzen Sie den Status des Urlaubsantrags auf %1", Option "Neuer Status" auf Genehmigt

Als weiteres Ereignis wird "Eine Genehmigungsanforderung wurde delegiert." abgefragt mit der Antwort "Senden Sie eine Genehmigungsanforderung für den Datensatz, und erstellen Sie eine Benachrichtigung.", Option "Link zur Seite" auf 5376254.

Es folgt das Ereignis "Eine Genehmigungsanforderung für einen Urlaubsantrag wird storniert" mit der Antwort "Setzen Sie den Urlaubsantrag auf %1", Option "Neuer Status" auf Storniert.

Als letztes Ereignis wird "Eine Genehmigungsanforderung wurde abgelehnt." abgefragt mit den folgenden Antworten:

1. Lehnen Sie die Genehmigungsanforderung für den Datensatz ab, und erstellen Sie eine Benachrichtigung., Option "Link zur Seite" auf 5376254
2. Setzen Sie den Status des Urlaubsantrags auf %1, Option "Neuer Status" auf Abgelehnt.

Für den Workflow wird zusätzlich noch eine Tabellenrelation zwischen dem Urlaubsantrag und der Genehmigungsanforderung benötigt.
Diese findet man unter Abteilungen > Verwaltung > Anwendung Einrichtung > Workflow unter dem Punkt "Workflow - Tabellenrelationen".
Folgende Werte müssen hinterlegt werden:

Vorgehen

Urlaubsantrag erstellen

Über die Seite Meine Urlaubsanträge erhält der Mitarbeiter einen Überblick über seine Urlaubsanträge. Auf der rechten Seite erhält der Nutzer Informationen zu seinen Urlaubstagen des aktuellen Jahres und - je nach Auswahl eines Antrages - auch Informationen zu dessen Genehmigung. Es ist dem Nutzer aus der Liste heraus möglich Genehmigungen anzufordern, Anträge zu stornieren oder neue Anträge zu erstellen.



Mit Klick auf den Menüpunkt Neu öffnet sich ein neues Fenster, in dem der Benutzer einen Antrag stellen kann: